Ενημέρωση Β΄ Επιπέδου
για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μέσω συστήματος βιντεοεπιτήρησης
- Υπεύθυνος επεξεργασίας:
Η εταιρεία με την επωνυμία «SOFT ONE TECHNOLOGIES ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΙΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ», που εδρεύει στην Καλλιθέα, οδός Αχιλλέως αριθμ. 8, ΤΚ 17674, τηλ. 2111022222, dpo@softone.gr είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων, τα προσωπικά δεδομένα εικόνας των οποίων συλλέγονται από τα συστήματα CCTV τα οποία υπάρχουν εγκατεστημένα στους χώρους των γραφείων της Εταιρείας.
Στοιχεία επικοινωνίας Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων:
e- mail: dpo@softone.gr
Η Εταιρεία έχει προβεί στην εγκατάσταση και λειτουργία Συστήματος Βιντεοεπιτήρησης στις ακόλουθες τοποθεσίες:
- Σκοπός επεξεργασίας και νομική βάση:
Η SOFTONE χρησιμοποιεί σύστημα επιτήρησης για τους εξής νόμιμους και καθορισμένους σκοπούς επεξεργασίας σύμφωνα με τις ομάδες καμερών που υπάρχουν εγκατεστημένες στους χώρους των εγκαταστάσεων της Εταιρείας για τον σκοπό της προστασίας προσώπων και αγαθών στις εισόδους / εξόδους των εγκαταστάσεών της, με κάμερες επικεντρωμένες σε αυτές, για την εποπτεία και αποτροπή παράνομης εισόδου, για την προστασία των εργαζομένων της αλλά και των επισκεπτών και συνεργατών της SOFTONE καθώς και για την προστασία των περιουσιακών στοιχείων από κλοπή, εμπρησμό ή άλλη παράνομη ενέργεια.
Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για σκοπούς εννόμων συμφερόντων που επιδιώκουμε ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας (άρθρο 6 παρ. 1στ του ΓΚΠΔ) για την προστασία των προσώπων και αγαθών στις εγκαταστάσεις μας, το οποίο έχει σταθμιστεί δίκαια με την ιδιωτικότητά σας, χωρίς να θίγει τα θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες σας.
- Ανάλυση εννόμων συμφερόντων
Η επεξεργασία δεδομένων εικόνας μέσω συστημάτων βιντεοεπιτήρησης στο πλαίσιο των ως άνω σκοπών, που πληρούν τα εχέγγυα του νόμου για την τοποθέτησή τους, βασίζεται στο έννομο συμφέρον της SOFTONE να προστατεύσει και να εξασφαλίσει την ασφάλεια της ζωής, της σωματικής ακεραιότητας, καθώς και της περιουσίας των προσώπων που νομίμως ευρίσκονται στους επιτηρούμενους χώρους των εγκαταστάσεων της Εταιρείας είτε αυτοί είναι απασχολούμενοι στην SOFTONE είτε είναι πελάτες ή επισκέπτες των γραφείων της από επικίνδυνες επιθέσεις κατά της ζωής.
Το ίδιο ισχύει για την προστασία του χώρου, των αγαθών καθώς και των αρχείων των πελατών της SOFTONE τα οποία βρίσκονται μέσα σε αυτόν από παράνομες πράξεις, όπως ενδεικτικά από κλοπές.
Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε μόνο τα προσωπικά δεδομένα εικόνας και βίντεο σας και περιορίζουμε τη λήψη τους σε χώρους που αξιολογήσαμε ότι υπάρχει αυξημένη πιθανότητα τέλεσης παράνομων πράξεων χωρίς να εστιάζουμε σε χώρους όπου ενδέχεται να περιορίζεται υπέρμετρα η ιδιωτική ζωή των προσώπων των οποίων λαμβάνεται η εικόνα, περιλαμβανομένου του δικαιώματός τους στον σεβασμό των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Οι κάμερες δε συλλέγουν ήχο ούτε υπάρχει δυνατότητα οπτικής εστίασης. Το εν λόγω σύστημα έχει τοποθετηθεί μόνο σε συγκεκριμένους χώρους που αφορούν στην προστασία των χώρων, όπου είναι απολύτως απαραίτητο να λαμβάνονται μέτρα προστασίας τους. Ασφαλώς ούτε και συλλέγονται δεδομένα εικόνας από χώρους στους οποίους τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν αυξημένες προσδοκίες για την ιδιωτικότητά τους (π.χ. χώροι και προθάλαμοι τουαλετών).
Σχετικά με την χρήση του συστήματος βιντεοπαρακολούθησης CCTV έχει εκπονηθεί Εκτίμηση Αντικτύπου σύμφωνα με το άρθρο 35 ΓΚΠΔ συνεκτιμώντας το φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων εικόνας των υποκειμένων των δεδομένων, η οποία είναι διαθέσιμη σε εσάς έπειτα από την υποβολή της αίτησή σας στα στοιχεία του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων της SOFTONE, τα οποία υπάρχουν ανωτέρω.
- Ασφάλεια συστημάτων της εταιρείας μας
Η εταιρεία μας εφαρμόζει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και αυστηρές διαδικασίες ασφαλείας, για την προστασία των προσωπικών δεδομένων εικόνας και βίντεό σας που συλλέγει και επεξεργάζεται από μη εξουσιοδοτημένη δημοσιοποίηση, χρήση, μετατροπή ή καταστροφή.
- Αποδέκτες
Τα καταγραφικά μηχανήματα με τις κάμερες του συστήματος βιντεοεπιτήρησης είναι συνδεδεμένα σε δίκτυο, το οποίο προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση με τη χρήση κωδικών πρόσβασης. Πρόσβαση στο σύστημα βιντεοεπιτήρησης και στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αυτό συλλέγει, συμπεριλαμβανομένων των εικόνων σε πραγματικό χρόνο και του μαγνητοσκοπημένου υλικού, έχει μικρός αριθμός καθορισμένων προσώπων, σύμφωνα με τους εξειδικευμένους ρόλους εργασίας και με την χρήση ειδικών κωδικών. Εσωτερικά της εταιρείας έχει πρόσβαση η ομάδα ΙΤ της SOFTONE και λαμβάνουμε τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να εισέρχεται σε αυτό.
Το υλικό αυτό δεν διαβιβάζεται σε άλλους αποδέκτες, με εξαίρεση τις ακόλουθες περιπτώσεις: α) προς τις αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές και αστυνομικές αρχές όταν περιλαμβάνει στοιχεία απαραίτητα για τη διερεύνηση μιας αξιόποινης πράξης, η οποία αφορά πρόσωπα ή αγαθά του υπευθύνου επεξεργασίας, β) προς τις αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές και αστυνομικές αρχές όταν ζητούν δεδομένα, νομίμως, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, και γ) προς το θύμα ή τον δράστη μιας αξιόποινης πράξης, όταν πρόκειται για δεδομένα τα οποία ενδέχεται να αποτελούν αποδεικτικά στοιχεία της πράξης.
- Χρόνος τήρησης
Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης της SOFTONE αποτελείται από ειδικά καταγραφικά μηχανήματα και σταθερές κάμερες, οι οποίες λειτουργούν είκοσι τέσσερις (24) ώρες το εικοσιτετράωρο, επτά (7) ημέρες την εβδομάδα. Τα προσωπικά δεδομένα εικόνας τα τηρούμε σε ασφαλές αρχείο για δέκα (14) ημέρες επιπλέον της ημέρας συλλογής των δεδομένων, μετά την πάροδο των οποίων διαγράφονται αυτόματα. Σε περίπτωση που στο διάστημα αυτό διαπιστώσουμε κάποιο περιστατικό, απομονώνουμε τμήμα του βίντεο και το τηρούμε έως και έναν (1) μήνα ακόμα, με σκοπό τη διερεύνηση του περιστατικού και την έναρξη νομικών διαδικασιών για την υπεράσπιση των εννόμων συμφερόντων μας, ενώ αν το περιστατικό αφορά τρίτον θα τηρήσουμε το βίντεο έως και τρεις (3) μήνες ακόμα.
- Ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων για τη βιντεοεπιτήρηση
Η SOFTONE ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με την βιντεοεπιτήρηση με τους εξής τρόπους:
- Μέσω του κειμένου της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών δεδομένων η οποία υπάρχει αναρτημένη στην ιστοσελίδα της SOFTONE και αφορά στους υποψήφιους πελάτες, τους υφιστάμενους πελάτες και τους πρώην πελάτες της καθώς και σε κάθε τρίτο ο οποίος επισκέπτεται τους χώρους των γραφείων της SOFTONE.
- Μέσω των πινακίδων οι οποίες είναι αναρτημένες στα σημεία που υπάρχουν εγκατεστημένες κάμερες
- Ειδικότερα οι απασχολούμενοι στην SOFTONE μέσω του κειμένου της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων Απασχολουμένων
- Μέσω της παρούσας Ενημέρωσης Β΄ Επιπέδου, η οποία είναι αναρτημένη σε έντυπη μορφή σε κεντρικά σημεία των γραφείων της SOFTONE.
- Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν τα εξής δικαιώματα σε σχέση με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων εικόνας τους τα οποία επεξεργάζεται η SOFTONE μέσω της χρήσης των συστημάτων CCTV:
- Δικαίωμα πρόσβασης: έχετε δικαίωμα να ενημερωθείτε αν επεξεργαζόμαστε την εικόνα σας και, εφόσον αυτό ισχύει, να λάβετε αντίγραφο αυτής.
- Δικαίωμα περιορισμού: έχετε δικαίωμα να μας ζητήσετε να περιορίσουμε την επεξεργασία, όταν η επεξεργασία τους δεν είναι απαραίτητη πλέον για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν αλλά χρειάζεστε να μη διαγραφούν δεδομένα τα οποία θεωρείτε απαραίτητα για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων και όταν έχετε ασκήσει το δικαίωμα εναντίωσης μέχρις ότου αποφανθεί η SOFTONE επί της στάθμισης του έννομου συμφέροντος της με την ιδιωτικότητά σας.
- Δικαίωμα εναντίωσης: έχετε δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία. Στην περίπτωση αυτή η SOFTONE εκ νέου θα σταθμίσει το έννομο συμφέρον της αποδεικνύοντας επιτακτικούς και νόμιμους λόγους που σταθμίζονται δίκαια με την ιδιωτικότητά σας.
- Δικαίωμα διαγραφής: έχετε δικαίωμα να ζητήσετε να διαγράψουμε δεδομένα σας, όταν δεν χρειάζονται πλέον για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν και όταν αντιτάσσεστε στην επεξεργασία τους. Η SOFTONE διατηρεί το δικαίωμα να αρνηθεί την άσκηση του παραπάνω δικαιώματος εάν η επεξεργασία των δεδομένων είναι απαραίτητη: α) για τον σκοπό για τον οποίο έχουν συλλεγεί, β) για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση, γ) για τη σύσταση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών απαιτήσεων.
Έχετε τη δυνατότητα να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στέλνοντας ορισμένη αίτηση στο e-mail του DPO της SOFTONE dpo@softone,gr ή επιστολή στην ταχυδρομική μας διεύθυνση, ως αυτή αναγράφεται ανωτέρω ή καταθέτοντάς μας οι ίδιοι το αίτημα αυτοπροσώπως με την συμπλήρωση του εντύπου άσκησης των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων που θα σας δοθεί από το τμήμα HR .
Προκειμένου να έχουμε την δυνατότητα να εξετάσουμε το αίτημα της άσκησης του δικαίωματός σας χρειάζεται να είστε ενήμεροι και να μας προσδιορίσετε πότε περίπου βρεθήκατε στην εμβέλεια των καμερών οι οποίες είναι εγκατεστημένες στα γραφεία μας και να μας δώσετε μια εικόνα σας, ώστε να μας διευκολύνει στον εντοπισμό των δικών σας δεδομένων και στην απόκρυψη των δεδομένων τρίτων εικονιζόμενων προσώπων. Εναλλακτικά, σας δίνουμε τη δυνατότητα να προσέλθετε στις εγκαταστάσεις μας για να σας επιδείξουμε τις εικόνες στις οποίες εμφανίζεστε. Επισημαίνουμε επίσης ότι η άσκηση δικαιώματος εναντίωσης ή διαγραφής δεν συνεπάγεται την άμεση διαγραφή δεδομένων ή την τροποποίηση της επεξεργασίας, αλλά θα ελέγχεται κάθε φορά . Σε κάθε περίπτωση θα σας απαντήσουμε αναλυτικά το συντομότερο δυνατόν κατά τον χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας τα προσωπικά σας δεδομένα, σύμφωνα με την παράγραφο 6 ανωτέρω.
- Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας
Εφόσον κρίνετε ότι η επεξεργασία των δεδομένων εικόνας σας παραβαίνει τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679, έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή. Αρμόδια εποπτική αρχή για την Ελλάδα είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων https://www.dpa.gr/.
Η προστασία της ιδιωτικότητάς σας αποτελεί για την εταιρεία μας προτεραιότητα και για τον λόγο αυτό έχετε τη δυνατότητα να επικοινωνείτε με τον DPO μας για οποιοδήποτε ζήτημα προκύπτει ή παράπονό σας σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων εικόνας σας.
Επιπλέον, η Κ&Ρ σας προτείνει να προβαίνετε σε εναλλακτική επίλυση διαφοράς – διαμεσολάβηση ως ελαστικότερο μέσο επίλυσης των διαφορών μεταξύ μας σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων.
- Τροποποίηση της παρούσας Ενημέρωσης Β΄ Επιπέδου
Η SOFTONE προτίθεται να αναθεωρεί περιοδικά την παρούσα, ώστε να ανταποκρίνεται στις οποιεσδήποτε αλλαγές της πολιτικής και των πρακτικών της. Οποιαδήποτε τροποποίηση θα πραγματοποιείται σχετικά θα επικαιροποιείται αντίστοιχα το κείμενο της παρούσας.
