“Μετακινώντας” το προσωπικό σας από το legacy ERP στη νέα λύση

Συνεργαστείτε με τους τελικούς χρήστες

Ξεκινήστε ρωτώντας τους χρήστες της legacy λύσης, ώστε να πληροφορηθείτε τον τρόπο χρήσης, σε όλη της την έκταση. Ρωτήστε τους πάντες -και όχι μόνο τους managers και τα στελέχη- ποιες πληροφορίες χρησιμοποιούσαν, αλλά και πώς τις χρησιμοποιούσαν. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε πως οι ίδιες πληροφορίες και εργαλεία είναι διαθέσιμα στο νέο σας σύστημα ERP. Προχωρήστε σε έλεγχο και επανέλεγχο, κάνοντας τις απαραίτητες αλλαγές, μέχρι να μείνουν όλοι ικανοποιημένοι. Στην περίπτωση που δεν μπορείτε να βρείτε μια λύση που να αντιστοιχεί πλήρως σε αυτό που έχουν συνηθίσει οι χρήστες, αναζητήστε (με τη συνεργασία τους) κάποια ικανοποιητική εναλλακτική. Θυμηθείτε πως, εφόσον οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να έχουν τις πληροφορίες που χρησιμοποιούσαν μέχρι πρότινος, ίσως δεν θα μπορέσετε ποτέ να αντικαταστήσετε πλήρως το legacy σύστημα.

Training και ξανά… training

Καθορίστε τις κατάλληλες διεργασίες training, προκειμένου όλοι οι χρήστες να μπορούν να ανταποκριθούν στη βασική περιήγηση και να διαθέτουν λογαριασμούς χρηστών και passwords. Προσφέρετε το απαραίτητο training σε όλες τις ομάδες ανάλογα με την εργασία τους και στη συνέχεια, δείξτε στους χρήστες πώς χρησιμοποιούν το σύστημα ERP οι προηγούμενοι, αλλά και οι επόμενοι από αυτούς στο workflow. Προφανώς, ο τρόπος για να επιτύχετε καλύτερο training, είναι να προσφέρετε τα κατάλληλα μέσα -για κάποιους αυτό συνεπάγεται τη χρήση έντυπου υλικού, ενώ για άλλους τη χρήση video.

Κλειστό λόγω ανακαίνισης

Τη στιγμή που το νέο ERP ενεργοποιηθεί, θα πρέπει να αποτρέψετε τους πάντες από το να κάνουν οποιαδήποτε συναλλαγή ή να προσθέσουν μια νέα εντολή στο παλιό σύστημα, «κλείνοντάς» το. Υποχρεώστε τους χρήστες να χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα, αλλά όντας παρόντες ώστε να βοηθήσετε σε οποιοδήποτε πρόβλημα προκύψει. Ταυτόχρονα, θα πρέπει το legacy σύστημα να είναι διαθέσιμο, προκειμένου να μπορείτε να ελέγχετε τις παλιές συναλλαγές. Συχνά, είναι απαραίτητο να γνωρίζουν οι χρήστες τι έχει ήδη γίνει, ώστε να συνεχίσουν στην ίδια λογική. Σταδιακά, βέβαια, θα πρέπει να μεταφέρετε τα δεδομένα αυτά στο νέο σύστημα.

Ολοένα και λιγότερο…

Παρατηρήστε πόσο συχνά καταφεύγουν οι άνθρωποί σας στο παλιό σύστημα. Λογικά, οι συγκεκριμένες επαφές θα πρέπει να είναι όλο και πιο αραιές. Μόλις περάσει ένα εύλογο χρονικό διάστημα, απομακρύνετε το legacy ERP από τα μενού, εκτός και εάν κάποιος χρήστης ζητήσει κάτι πολύ συγκεκριμένο από αυτό το σύστημα. Θεωρητικά, θα χρειαστεί κάποιο σημαντικό χρονικό διάστημα προτού όλοι οι μετέχοντες καταλάβουν πως δεν χρειάζονται πλέον το παλιό ERP.