Αναβαθμίζοντας σωστά το ERP σας

Ξεκινάτε με την επικοινωνία

Αυτό σημαίνει πως όλοι οι εμπλεκόμενοι θα πρέπει να έχουν κατανοήσει πλήρως τι είναι αυτό που πρόκειται να επιτευχθεί με την αναβάθμιση του ERP και πώς θα τους επηρεάσει. Θα πρέπει να τονίζετε τα πλεονεκτήματα, ενώ ταυτόχρονα να κρατάτε ενήμερους τα διευθυντικά στελέχη και τους εργαζόμενους για τη διαδικασία της αναβάθμισης, προσφέροντας τους τις απαραίτητες πληροφορίες.

Η σπουδαιότητα του training

Εάν θέλετε να προβείτε σε μια σημαντική αναβάθμιση, θα πρέπει να εκπαιδεύσετε κατάλληλα τους ανθρώπους σας, ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν σε αυτή, προτού γίνει διαθέσιμη. Όπως συμβαίνει σε κάθε περίπτωση training, θα απαιτηθεί ένας συνδυασμός από συγκεκριμένες, κατανοητές, προφορικές οδηγίες σε κατάλληλο χώρο, τις οποίες θα υποστηρίζει γραπτό υλικό (όπως είναι τα manuals). Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να βεβαιωθείτε πως έχετε προετοιμάσει το προσωπικό σας εντατικά στο πώς να αλληλοεπιδρά με το αναβαθμισμένο σύστημα.

Έλεγχος φόρτου (load testing)

Κάθε αναβάθμιση θα πρέπει να περνάει από τον έλεγχο αυτό, δεδομένου πως για τις περισσότερες λύσεις ERP έχει προβλεφθεί ένας δεδομένος φόρτος χρηστών. Στην περίπτωση που υπάρχουν διαφοροποιήσεις, θα πρέπει να γίνουν αντίστοιχες ρυθμίσεις για τα βέλτιστα αποτελέσματα. Εφόσον υλοποιήσετε το σύστημα χωρίς να έχετε κάνει τις σωστές δοκιμές, ίσως χρειαστεί να επανέλθετε και να ξοδέψετε χρόνο, προσπάθεια και πολύτιμους πόρους για να το ρυθμίσετε ξανά. Ο καλύτερος τρόπος για τον έλεγχο του φόρτου είναι ένας συνδυασμός ειδικού software ελέγχου, scripts και πραγματικών χρηστών, ώστε να έχετε την πλήρη εικόνα.

Μην παραμελείτε την ασφάλεια

Η διαδικασία της αναβάθμισης δεν πρέπει να παραγνωρίζει την ασφάλεια. Προετοιμάστε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο ασφαλείας, το οποίο μπορεί να σας προστατεύσει από μια πληθώρα malware, ιών και άλλων επιθέσεων, που είναι πλέον συνηθισμένες στην εποχή μας. Πιθανώς, το σχέδιο αυτό να είναι σημαντικά διαφοροποιημένο από τα μέτρα που λαμβάνατε μέχρι στιγμής, ιδίως στις περιπτώσεις που το υπάρχον σύστημα σας «μετράει» κάποια χρόνια λειτουργίας. Ακούγεται μπελάς, αλλά είναι σαφώς προτιμότερο από το να χακάρει κάποιος το σύστημα σας.

Έμπειρος project manager

Αν και δεν είναι απαραίτητο, παραμένει πιθανό να χρειαστείτε ένα άτομο ή ακόμα και μία ομάδα για να διαχειριστεί το project της αναβάθμισης. Εφόσον όμως αποφασίσετε να το κάνετε, θα πρέπει να γίνει στα αρχικά στάδια, προκειμένου να βάλει τη διαδικασία σε σωστό δρόμο εξαρχής. Η επιλογή ενός σωστού project manager καλό είναι να γίνει σε συνάρτηση με τις ανάγκες και την «κουλτούρα» της επιχείρησής σας. Εν ολίγοις, καλύτερα να είναι κάποιο άτομο που δεν θα προσθέσει επιπλέον προβλήματα στα ήδη υπάρχοντα.

Μην ξεχνάτε την αρχειοθέτηση

Το ιδανικό στις περιπτώσεις της αναβάθμισης, θα είναι να έχετε τα πάντα αρχειοθετημένα προτού η νέα λύση δει το… φως. Με τον τρόπο αυτόν θα εξοικονομήσετε χρόνο και χρήματα, θα εξασφαλίσετε την ηρεμία σας και θα επικεντρωθείτε στην ουσία: στο πώς θα βελτιώσετε το business σας.