Πώς να διατηρήσετε το ERP σας σε κορυφαία κατάσταση

Οι επιδόσεις του συστήματος ERP θα επηρεάσουν την παραγωγικότητα και την ασφάλεια της επιχείρησής σας. Όπως ακριβώς συμβαίνει και με τον κάτοχο ενός νέου αυτοκινήτου, που θα πρέπει να μάθει πώς να συντηρεί σωστά το όχημά του, η επιχείρηση θα πρέπει να κάνει το ίδιο για το σύστημα ERP της. Ας δούμε κάποιες σημαντικές παραμέτρους που πρέπει να λάβει υπόψη της για το θέμα αυτό.

Εξοικείωση, το πρώτο βήμα

Ξεκινήστε, κατανοώντας τι είναι ακριβώς η λύση που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας. Διαβάστε τα σχετικά manuals, μιλήστε με τον πάροχό σας σχετικά με τη λύση, μάθετε ποιες άλλες επιχειρήσεις στον κλάδο σας, χρησιμοποιούν το σύστημα αυτό. Με τον τρόπο αυτόν, θα έχετε μια συνολική άποψη σχετικά με το πώς το πρόγραμμα ERP ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Αυτό σημαίνει πως θα ενημερωθείτε σχετικά με τυχόν περιορισμούς ή άλλα θέματα, ώστε να κατανοήσετε το πλήρες φάσμα των διαθέσιμων τεχνολογιών.

Αξιολόγηση δυνατοτήτων συντήρησης

Κάποιες επιχειρήσεις διαθέτουν ειδικούς τεχνικούς εντός του τμήματος ΙΤ και άλλες όχι. Θα πρέπει να αξιολογήσετε κατά πόσον το προσωπικό σας μπορεί να χειριστεί τις διαδικασίες συντήρησης του ERP. Εφόσον δεν μπορεί, θα πρέπει να αναζητήσετε κάποιον τρίτον ή να επιλέξετε το πρόγραμμα συντήρησης του παρόχου σας, για να είστε σίγουροι. Πολλές επιχειρήσεις βρίσκουν σωτήρια τη λύση αυτή, καθώς παίρνει από πάνω τους την ευθύνη.

Σχεδιάζοντας τον κύκλο ζωής του ERP

Προκειμένου να μειώσετε το κόστος, θα πρέπει να σχεδιάσετε το usability του ERP. Πόσος χρόνος θα χρειαστεί πριν προχωρήσετε σε αναβαθμίσεις και ποιος είναι ο κύκλος ζωής του συστήματος; Θα πρέπει να υπολογίσετε τα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα κόστη συντήρησης για να αποφασίσετε πότε είναι προτιμότερο να αναβαθμίσετε ή να μεταβείτε σε μια νέα πλατφόρμα. Υπολογίστε πως ο κύκλος ζωής είναι περίπου 5 έτη, οπότε θα πρέπει να ακολουθεί κάποια επανεκτίμηση, προκειμένου η συντήρηση να ανταποκρίνεται στη φάση του κύκλου που βρίσκεστε.

Ασφάλεια

Η εκτέλεση τακτικών backups και επαναφορών συστήματος αποτελούν βασικά μέτρα ασφαλείας. Η εγκατάσταση patches από τον πάροχο (αμέσως μόλις κυκλοφορήσουν) θα βοηθήσουν την επιχείρηση να μην γίνει θύμα cyber hacks και παραβιάσεων ασφαλείας.

Έλεγχος συστήματος

Ο έλεγχος συστήματος είναι ένα είδος ελέγχου καλής λειτουργίας του ERP, που θα πρέπει να γίνεται περιοδικά για να εκτιμηθεί η λειτουργικότητα του συστήματος και να αντιμετωπιστούν τυχόν προβλήματα. Ταυτόχρονα, γίνεται συνολική αποτίμηση ενημερώσεων ή αναβαθμίσεων, οπότε η επιχείρηση αποκτά μια πληρέστερη άποψη σχετικά με τις δυνατότητες βελτίωσης και το απαιτούμενο -για αυτές- budget.