Το ERP είναι ομαδική υπόθεση

Τελικά, εάν θέλετε να εκμεταλλευτείτε στο έπακρο τις δυνατότητες του ERP σας, απαιτείται ομαδική δουλειά. Θα πρέπει να κρατάτε συνεχώς το προσωπικό σας σε επαφή με το σύστημα, αλλά και να ενημερώνετε το σύστημα και να επεκτείνετε τις λειτουργίες του, καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται. Στη συνέχεια, παραθέτουμε κάποια tips για τις ομάδες διαφορετικών τμημάτων και τους ανεξάρτητους εργαζομένους, ώστε να εκμεταλλευτούν πλήρως το ERP τους.

Σωστοί άνθρωποι στο σωστό μέρος

Δεν υπάρχει μεγαλύτερη εγγύηση για την επιτυχία ενός project, όπως είναι το ERP, από το να περιλάβει εξαρχής τα σωστά άτομα σε όλα τα στάδια της διαδικασίας. Εφόσον υλοποιηθεί σωστά, σχεδόν όλοι στην επιχείρηση θα μπορούν να υιοθετήσουν και να χρησιμοποιήσουν αποδοτικά το σύστημα ERP.

Σταδιακή υλοποίηση

Εφόσον υπάρχουν κάποια άτομα στην επιχείρηση που είναι επιφυλακτικά στο να χρησιμοποιήσουν το ERP, θα πρέπει να έχετε υπόψη σας πως η σταδιακή υλοποίηση που ξεκινάει με ένα ή δύο τμήματα, δεν είναι κάτι ασυνήθιστο. Όσοι μάλιστα έχουν αποδειχθεί ικανοί στη χρήση του συστήματος, μπορούν να βοηθήσουν και τους συναδέλφους τους να εξοικειωθούν με αυτό.

Επικεντρώστε στη συνεργασία

Εφόσον μια επιχείρηση θέλει να θεωρείται επιτυχημένη, θα πρέπει να εξασφαλίσει πως τα διαφορετικά τμήματα να έχουν αγαστή και αδιάλειπτη επικοινωνία μεταξύ τους. Το αποτελεσματικό ERP -εκ προοιμίου- απαιτεί επικοινωνία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων, με αποτέλεσμα τη βελτιωμένη και ακόμα πιο παραγωγική συνεργασία μεταξύ των ομάδων. Το αποτέλεσμα θα είναι η συγκράτηση ή η παύση της απώλειας εσόδων από συγκεκριμένα τμήματα, αλλά και η αύξηση της αποτελεσματικότητάς τους.

Πάντα ενημερωμένο σύστημα

Το ERP αλλάζει από χρόνο σε χρόνο, καθώς κυκλοφορούν αναβαθμίσεις και βελτιώσεις. Οι επιχειρήσεις που θέλουν να βρίσκονται σε συνεχή επαφή με τον «παλμό» της παγκόσμιας αγοράς, θα πρέπει να διασφαλίσουν πως περιοδικά (έστω) ερευνούν τις νέες τάσεις στο χώρο του ERP.

Ο δρόμος της επιτυχίας

Είναι λογικό πως όλες οι επιχειρήσεις θέλουν από τα τμήματά τους -πωλήσεις, λογιστήριο, αποθήκη κ.ο.κ.- να συνεργάζονται αρμονικά με τα υπόλοιπα τμήματα. Όταν οι ομάδες επικοινωνούν εύκολα και αξιόπιστα μέσω ενός κοινού συστήματος, αυτό σημαίνει πως οι πιθανότητες επιτυχίας έχουν σημαντικά αυξηθεί.

Ένας από τους βασικούς στόχους της λύσης ERP στην οποία η επιχείρηση έχει επενδύσει χρόνο και χρήματα, είναι να διευκολύνει αυτήν ακριβώς την απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων. Κάθε φορά που η ομάδα των πωλήσεών σας επιτυγχάνει μια σημαντική πώληση, το οικονομικό τμήμα θα πρέπει να είναι σε θέση να εκδώσει άμεσα το τιμολόγιο, ώστε το λογιστήριο να καταγράψει τις δραστηριότητες των πελατών στη βάση δεδομένων, οπότε με τη σειρά της η αποθήκη να ξεκινήσει τη διαδικασία προετοιμασίας και αποστολής (γνωρίζοντας πως το τιμολόγιο καταφτάνει άμεσα).

Εφόσον όλα τα τμήματα συνεργάζονται αρμονικά, τότε και οι πελάτες θα λαμβάνουν αποτελεσματικές υπηρεσίες που αυξάνουν την ικανοποίησή τους, βοηθώντας κατ’ επέκταση στο να επιστρέφουν με νέες αγορές προϊόντων και υπηρεσιών.