Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Ένα εργαλείο για πολλές χρήσεις

Η νομική διαφοροποίηση μεταξύ των έντυπων και των ηλεκτρονικών τιμολογίων έχει καταργηθεί εδώ και πολλά χρόνια. Παρ’ όλο όμως που τα e–invoices δεν είναι υποχρεωτικά, υπερτερούν σαφώς από πλευράς πλεονεκτημάτων, σε σχέση με την παραδοσιακή μέθοδο των έντυπων, όπως θα δούμε στη συνέχεια.

Ταχύτητα

Το e–invoicing είναι σαφώς ταχύτερο από το έντυπο τιμολόγιο. Τα τιμολόγια έρχονται μέσω email ενός παρόχου ή άμεσα, απευθείας στο λογιστικό software της επιχείρησης. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση σας επιτρέπει να διανέμετε πολλαπλά τιμολόγια σε κλάσματα δευτερολέπτου, σε σύγκριση με το χρόνο που θα χρειαζόσασταν για να δημιουργήσετε και να αποστείλετε ένα παραδοσιακό τιμολόγιο.

Και εφόσον και τα δύο μέρη χρησιμοποιούν το ίδιο software, δεν απαιτείται σχεδόν καμία χειροκίνητη παρέμβαση. Αυτό σημαίνει πως δεν θα απαιτηθεί να αντιγράφετε δεδομένα και αριθμούς, με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση χρόνου. Αντίθετα, θα μπορείτε να επενδύσετε το χρόνο σας σε αυτά που πραγματικά μετράνε: την ανάπτυξη και την καινοτομία.

Οικονομία

Οι ψηφιακές εργασίες συνεπάγονται εξ ορισμού εξοικονόμηση χρημάτων και δεν αναφερόμαστε απλά στα έξοδα για γραμματόσημα, φακέλους και χαρτί. Υπάρχουν και άλλες έμμεσες δαπάνες που πρέπει να λάβετε υπόψη σας: ο χρόνος και τα χρήματα που χάνετε όσο οι εργαζόμενοι της επιχείρησης θα πρέπει να αντιγράψουν τις λεπτομέρειες του τιμολογίου, να αναζητήσουν και να αντιστοιχίσουν έγγραφα, να επικυρώσουν τα τιμολόγια και να τα αρχειοθετήσουν. Εφόσον μάλιστα ο όγκος των συναλλαγών σας είναι μεγάλος, τότε ο χρόνος που μεσολαβεί από την αποστολή ως και την παραλαβή έχει βαρύνουσα σημασία.

Ασφάλεια

Το e-invoicing είναι σαφώς πιο αξιόπιστο σε σύγκριση με την παραδοσιακή έντυπη τιμολόγηση. Καταρχάς, η πιθανότητα λαθών γίνεται σαφώς μικρότερη -ουσιαστικά εξαλείφεται. Τα περισσότερα προγράμματα του είδους τσεκάρουν αυτόματα τα έγγραφα που συνοδεύουν τα τιμολόγια, όπως είναι οι φόρμες παραγγελιών και οι ειδοποιήσεις παράδοσης. Πρόκειται για εξτρά εγγύηση πως όλα πηγαίνουν όπως πρέπει. Και δεδομένου πως δεν χρειάζεται πλέον να ξαναεισαγάγετε τα στοιχεία του τιμολογίου στα διάφορα συστήματα, δεν θα φοβάστε πως θα κάνετε τυπογραφικά – και άλλα- λάθη ξανά.

Οικολογική λύση

Τελευταίο, αλλά εξίσου σημαντικό πλεονέκτημα είναι πως τα ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι σαφώς πιο φιλικά προς το περιβάλλον από τα αντίστοιχα έντυπα. Δεν είναι ασυνήθιστο οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις συχνά να αποθηκεύουν ως και 5 με 6 αντίγραφα για κάθε τιμολόγιο, αρχειοθετημένα σε διαφορετικά τμήματα. Φανταστείτε επομένως την εξοικονόμηση σε χαρτί και κομμένα δέντρα. Και σε αυτά θα πρέπει να προσθέσουμε τη ρύπανση που συνεπάγεται η μεταφορά και η εκπομπή ρύπων, προκειμένου να μεταβούν τα έντυπα τιμολόγια στον προορισμό τους.