Η υλοποίηση του ERP «επί τάπητος»

Όταν αναφερόμαστε στην υλοποίηση μιας λύσης ERP, οι περισσότερες επιχειρήσεις απαιτούν ένα πλήρες σχέδιο που εγγυάται το ROI προτού δεσμευτούν οι απαραίτητοι πόροι και τα κεφάλαια – είτε μιλάμε για την υλοποίηση μιας νέας λύσης, είτε για την ενημέρωση ή την αντικατάσταση ενός legacy συστήματος. Ας δούμε τα σημεία προσοχής.

Το να ιεραρχήσετε τις προτεραιότητες όσον αφορά τις απαιτήσεις του business σας, είναι εξίσου σημαντικό όσο και ο εξαρχής καθορισμός τους. Υπάρχουν τόσες πολλές διαθέσιμες πληροφορίες κατά τη διάρκεια της φάσης υλοποίησης, που είναι εύκολο για τις επιχειρήσεις να «χαθούν» στην περιγραφή των διεργασιών κατώτερου επιπέδου. Το αποτέλεσμα συχνά στις περιπτώσεις αυτές, είναι να παρατηρούνται καθυστερήσεις και κάθε λογής διαδικαστικά ζητήματα.

Αυτό που διαφοροποιεί με χαρακτηριστικό τρόπο τις καλύτερες υλοποιήσεις ERP στην κατηγορία τους, είναι ότι έχουν την πλήρη υποστήριξη και δέσμευση των στελεχών της εταιρείας. Σε αρχικό στάδιο, οι πρωτοβουλίες απόκτησης μιας λύσης ERP ξεκινούν μέσω του CIO ή του υπεύθυνου του ΙΤ, αλλά σε τελική ανάλυση, η υποστήριξη των CEO, CFO και άλλων υψηλού επιπέδου στελεχών κρίνεται απολύτως απαραίτητη. Ας μην ξεχνάμε πως οι άνθρωποι αυτοί είναι υπεύθυνοι για να θέσουν τις επιχειρησιακές στρατηγικές και τη συνολική κατεύθυνση, οπότε θα πρέπει να λάβουν και τις αποφάσεις σχετικά με το πώς η λύση ERP θα συμπεριληφθεί στο γενικό πλαίσιο λειτουργίας της επιχείρησης.

Πολλές επιχειρήσεις επικεντρώνονται περισσότερο στις αμιγώς τεχνικές πλευρές του ERP, ενώ θα έπρεπε να τσεκάρουν ποιες απαιτήσεις είναι σημαντικότερες για το business τους. Συγκεκριμένα χαρακτηριστικά της λύσης ή λειτουργικότητα που δεν ευθυγραμμίζεται με τις ανάγκες της επιχείρησης, συχνά καταλήγουν σε ανούσια σπατάλη πολύτιμων πόρων, χρόνου και χρημάτων που θα μπορούσαν να ξοδευτούν σε άλλες δραστηριότητες, όπως το customization της λύσης ή ακόμα και το training.

Ένα ερώτημα που συχνά ανακύπτει κατά τη διαδικασία υλοποίησης, είναι πόσο τελικά το customization είναι απαραίτητο για να ικανοποιήσει νέες επιχειρησιακές απαιτήσεις. Στην περίπτωση που προκύψει θετική απόδοση επένδυσης (ROI), γίνεται σαφώς πιο εύκολη η απόφαση και η αποδοχή των πλεονεκτημάτων του customization από την επιχείρηση.

Η υλοποίηση του ERP προκαλεί μεγάλες αλλαγές στα workflows και στις επιχειρησιακές διεργασίες για τους ανθρώπους της επιχείρησης, είτε συμμετέχουν ενεργά στη διαδικασία είτε όχι. Αυτό σημαίνει πως είναι σημαντικό να υπάρχει όσο το δυνατόν ευρύτερη υποστήριξη σε όλες τις φάσεις υλοποίησης του ERP.

Εξίσου σημαντική παράμετρος επιτυχίας της υλοποίησης του ERP, είναι η διαχείριση της αλλαγής. Η εισαγωγή των εργαζομένων σε νέες διεργασίες και εργασιακούς ρόλους, θα πρέπει να γίνεται σταδιακά, ώστε να μπορούν να εξοικειωθούν με τις εξελίξεις.

Βασικό στοιχείο επιτυχίας μιας υλοποίησης ERP είναι πως η μεταφορά των δεδομένων θα πρέπει να γίνει όσο το δυνατόν νωρίτερα. Τα δεδομένα μιας επιχείρησης αποτελούν το βασικό της περιουσιακό στοιχείο και τα όποια προβλήματα προκύψουν κατά τη μετάβαση από τα legacy στα νέα συστήματα ERP, θα έχουν αρνητικό αντίκτυπο στις επιχειρησιακές διεργασίες.