BPA αποκλειστικά για τις ανάγκες σας

Έχετε φτάσει στο σημείο που η επιχείρησή σας έχει αποφασίσει να υιοθετήσει μια λύση BPA (Business Process Automation). Προτού καταλήξετε σε κάποια απόφαση ή βγείτε έξω στην αγορά και επιλέξετε απλά κάτι βάσει ονόματος, καλό θα είναι να σκεφτείτε κάποιες σημαντικές παραμέτρους που θα καθορίσουν και την τελική επιλογή σας.

1. Για ποιο λόγο η επιχείρησή σας χρειάζεται μια λύση BPA;

Ξεκινήστε από την αναγνώριση των προβλημάτων που θα πρέπει να επιλύσετε. Στη συνέχεια, σκεφτείτε ποιες ακριβώς είναι οι λειτουργίες του BPA που θα πρέπει τελικά να χρησιμοποιήσετε – αυτός θα είναι κι ο λόγος που χρειάζεστε μια τέτοια λύση. Επίσης, εφόσον αντιμετωπίζετε ζητήματα που σχετίζονται με τα workflows – και όχι με την αυτοματοποίηση των workflows – θα πρέπει να είναι τα πρώτα κατά προτεραιότητα που θα πρέπει να αντιμετωπίσετε.

2. Ποιος θα χρησιμοποιεί τη λύση;

Προκειμένου να έχετε ένα επιτυχημένο project, καλό θα είναι να προσφέρετε στους τελικούς χρήστες κάποιο input για την επιλογή αγοράς, κάτι που θα μειώσει το άγχος και τη δυσφορία που πιθανώς να προκύψουν. Επιπρόσθετα, το να γνωρίζετε εκ των προτέρων τι θα απαιτηθεί για να εκπαιδεύσετε τους εργαζομένους σας, θα σας βοηθήσει να λάβετε τις καταλληλότερες αποφάσεις σχετικά με το ποια λύση θα προτιμήσετε.

3. Ποια χαρακτηριστικά αναζητάτε από το BPA;

Καλό θα ήταν να φτιάξετε μια λίστα με τα χαρακτηριστικά που μπορεί να αποδειχθούν χρήσιμα, όταν ξεκινήσετε να τσεκάρετε τις διαθέσιμες επιλογές της αγοράς. Εάν εσείς δεν έχετε υπόψη σας εκ των προτέρων τι ακριβώς θα χρειαστείτε για τις ανάγκες σας, μην περιμένετε από κάποιον τρίτο να το ανακαλύψει και να σας το δώσει έτοιμο. Ο σωστός πάροχος, απλά θα εστιάσει στις ανάγκες σας, προτείνοντάς σας και το κάτι παραπάνω.

4. Χρειάζεται ενσωμάτωση με τις ήδη υπάρχουσες λύσεις;

Βοηθάει να γνωρίζετε τι χρειάζεται παραμετροποίηση και τι όχι. Επιπρόσθετα, εφόσον έχετε ήδη αναπτύξει κάποιες software λύσεις που πιστεύετε πως μπορούν να παραμετροποιηθούν, η γνώση αυτή μπορεί να σας βοηθήσει να ανακαλύψετε νέους τρόπους για ακόμα περισσότερη λειτουργικότητα.

Έχοντας, επομένως, καταλήξει σε κάποια λύση, δώστε προσοχή στα εξής σημεία:

Κρυφές δαπάνες

Υπάρχουν κάποιες που δεν έχετε προβλέψει; Βεβαιωθείτε πως δεν έχετε ξεχάσει να υπολογίσετε τις δαπάνες, π.χ. για εκπαίδευση προσωπικού, για συμβουλευτικά έξοδα, για έξοδα παραμετροποίησης και για πρόσθετο προσωπικό (πλήρους ή μερικής απασχόλησης).

Αποτίμηση του αντίκτυπου του BPA

Προκειμένου να αποδειχθεί επιτυχές το BPA, θα πρέπει να καθορίσετε τους βασικούς δείκτες επιδόσεων (KPΙs) για τις διεργασίες σας εκ των προτέρων. Κατ’ αυτό τον τρόπο, θα μπορέσετε να μετρήσετε τον πραγματικό αντίκτυπο της αυτοματοποίησης.

Ανάγκες επέκτασης

Οι ανάγκες αυτές εξαρτώνται από το μέγεθος της επιχείρησής σας και τις προοπτικές ανάπτυξής της. Εφόσον η επιχείρησή σας είναι μια startup ή απλά έχετε ενδείξεις πως πρόκειται να αναπτυχθεί, εξασφαλίστε πως το software είναι επεκτάσιμο. Η δυνατότητα αυτή είναι πιθανό να κάνει τη διαφορά μεταξύ της επιτυχίας και της αποτυχίας του BPA project σας τώρα, αλλά και στο μέλλον.