Προσωπικό και ERP: Για μια ευτυχή συνύπαρξη

Δεν είναι υπερβολή να πούμε πως το ERP είναι ένας… χορός που θέλει δύο: αφενός την ίδια τη λύση, αφετέρου το προσωπικό που καθημερινά θα τη χειρίζεται. Προκειμένου, λοιπόν, η υλοποίηση να γίνει με το βέλτιστο τρόπο, είναι αποφασιστικής σημασίας οι εργαζόμενοι να συνυπάρξουν αρμονικά με τη λύση εκείνη που θα χρησιμοποιούν σε καθημερινή βάση. Το πώς μπορεί να επιτευχθεί αυτό, το αναλύουμε στη συνέχεια.

Το βασικό πρόβλημα στην περίπτωση της υλοποίησης του ERP είναι ο χρόνος και η ενέργεια που απαιτείται, προκειμένου το σύνολο της εταιρείας να εξοικειωθεί με τη λύση. Για να γίνει αυτό ανώδυνα, θα πρέπει να περιγράψετε τη διαδικασία από την αρχή ως το τέλος στο προσωπικό σας και μόνο έτσι θα αποφύγετε άσκοπα προβλήματα και αντιδράσεις. Κάνοντάς τους συμμέτοχους στη διαδικασία -από το γιατί επελέγη η λύση αυτή, ως και την ολοκλήρωσή της-, θα εδραιώσετε την εμπιστοσύνη τους σε εσάς και στην επιλογή σας. Επιπλέον, μια επίδειξη του τι θα προκύψει κατά τη διάρκεια της υλοποίησης, θα αποτρέψει το όποιο άγχος.

Ένας ακόμα παράγοντας που μπορεί να λειτουργήσει θετικά προς όφελος της επιχείρησής σας, είναι το να βασιστείτε στα συναισθήματα των εργαζομένων σας. Για παράδειγμα, είναι σχεδόν σίγουρο πως οι παλιότερες λύσεις μπορεί να ήταν κάτι που είχαν συνηθίσει, αλλά σίγουρα υπήρχαν αρνητικά σημεία, τα οποία προκαλούσαν αντιδράσεις και ποικίλα προβλήματα. Βασιζόμενοι σε αυτά τα αρνητικά συναισθήματα, μπορείτε να πείσετε το προσωπικό σας σχετικά με τα πλεονεκτήματα της νέας λύσης ERP, επιδεικνύοντας τα οφέλη της και εξηγώντας τους πώς θα αλλάξει την καθημερινή τους εργασία προς το καλύτερο.

Δεν υπάρχει κάτι λιγότερο αποδοτικό από την αίσθηση πως οι νέες εξελίξεις σε ξεπερνούν και σε παραμερίζουν, δίχως μάλιστα να προσφέρεται και η δυνατότητα ενός feedback από τα χαμηλότερα στα υψηλότερα κλιμάκια της επιχείρησης. Προκειμένου να αποφευχθεί κάτι τέτοιο, κατά την εισαγωγή σύγχρονων τεχνολογιών, θα ήταν προτιμότερο να ζητείται η άποψη και οι όποιες παρατηρήσεις των εργαζομένων, προκειμένου να αισθάνονται και αυτοί πιο χρήσιμοι, αλλά και οι διεργασίες να βελτιωθούν όσο το δυνατόν. Με τον τρόπο αυτόν, είναι δυνατόν να καταλήξετε σε μια στρατηγική υλοποίησης που θα αποδειχθεί αμοιβαία επωφελής, τόσο για την επιχείρηση όσο και για τους άμεσα εμπλεκόμενους στο νέο σύστημα.

Καθοριστικός παράγοντας για την επιτυχημένη υλοποίηση του ERP είναι εκείνος της εκπαίδευσης. Συγκεκριμένα, προτού η λύση ολοκληρωθεί και τεθεί σε λειτουργία, θα πρέπει να καθορίσετε ένα χρονικό πλαίσιο εκπαίδευσης των εργαζομένων επάνω στις λειτουργίες του νέου συστήματος. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, θα επιτύχετε τη σταδιακή τους εξοικείωση, η οποία δεν θα χρειαστεί να γίνει μεμιάς, οπότε όλα θα είναι καινούργια και δυσκολότερα στην αφομοίωσή τους. Σε τελική ανάλυση, το να ξοδέψετε κάποιο χρόνο με το προσωπικό -σε όλα τα επίπεδα ιεραρχίας- που θα χρησιμοποιήσει τη λύση, θα τους δώσει ένα αίσθημα αξίας, απαραίτητο από κάθε άποψη.