ERP: η μόνη λύση για τη διαχείριση των εξόδων

Αν κάποιος αναζητήσει τους λόγους για τους οποίους αρκετές επιχειρήσεις εμφανίζονται διστακτικές στο να υιοθετήσουν μια λύση ERP, θα καταλήξει σε έναν κοινό παρονομαστή: η αγορά, υλοποίηση και το customization του ERP θεωρείται χρονοβόρα διαδικασία και επομένως, αντιπαραγωγική. Έχοντας αυτήν την προκατάληψη στο μυαλό τους, αγνοούν το γεγονός πως, αφότου το σύστημα εφαρμοστεί με τον ενδεδειγμένο τρόπο, τα χρήματα και ο χρόνος που εξοικονομούνται, υπερβαίνουν σημαντικά τις αρχικές δυσκολίες (και προκαταλήψεις). Πώς; Ας το δούμε αναλυτικότερα.

Δεδομένου πως η διαχείριση του χρόνου είναι κάτι που απασχολεί κάθε επιχείρηση, τα εργαλεία της λύσης ERP θα βοηθήσουν τους executives να ελέγχουν καλύτερα τις δραστηριότητες όλων των εργαζομένων, όλων των τμημάτων. Με αυτόν τον τρόπο θα έχουν πληρέστερη εικόνα σχετικά με το πώς οι εργαζόμενοι αξιοποιούν το χρόνο τους. Στη συνέχεια, η γνώση αυτή θα βοηθήσει την επιχείρηση στην αποτελεσματική κατανομή του εργατικού της δυναμικού, προκειμένου να βελτιώσει την παραγωγικότητα και την ποιότητα των υπηρεσιών της.

Πλέον, όλοι γνωρίζουν πως οι ενέργειες που γίνονται χειροκίνητα είναι πολύ πιο πιθανό να έχουν λανθασμένα αποτελέσματα σε σύγκριση με τις αυτοματοποιημένες, μιας και οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να κάνουν λάθος πληκτρολόγηση ή να μην εκτιμήσουν σωστά τις διαθέσιμες πληροφορίες. Αυτού του είδους τα λάθη αποτελούν τον εφιάλτη μίας επιχείρησης, ιδίως στην περίπτωση που μια λάθος παραγγελία φτάσει στον πελάτη ή υπερχρεωθεί μία παραγγελία του. Γίνεται κατανοητό πως αυτά τα λάθη πρέπει να αποφεύγονται πάση θυσία με αυτοματοποιημένες μεθόδους, τις οποίες προσφέρει ένα σύστημα ERP. Μάλιστα, χάρη στα barcodes, μια λύση ERP διασφαλίζει την αυτοματοποιημένη εισαγωγή δεδομένων. Τα barcodes περιέχουν σημαντικό όγκο πληροφοριών -μπορούν να ελέγξουν το χρόνο και το inventory, καθώς και όλα τα στοιχεία που πρέπει να λάβουν υπόψιν τους οι άνθρωποι της επιχείρησης.

Σε ότι αφορά τώρα τη διαχείριση των αποθεμάτων, η υλοποίηση του ERP μόνο θετικά αποτελέσματα μπορεί να έχει. Συχνά, τα στελέχη μιας επιχείρησης βλέπουν την αποθήκη ως έναν χώρο «τακτοποίησης» υλικών και εμπορευμάτων, ενώ στην πραγματικότητα, αυτή αποτελεί κομβικό στάδιο της αλυσίδας εφοδιασμού -ένα σημαντικό κρίκο που συνδέει τον προμηθευτή με τον καταναλωτή. Στην περίπτωση που το εμπόρευμα παραμείνει stock για αρκετό χρόνο, θα «αχρηστευθεί» και θα καταγραφεί ως μείον. Χάρη στη λύση ERP, η επιχείρηση μπορεί να γνωρίζει -ανά πάσα στιγμή- τι βρίσκεται στην αποθήκη της και για πόσο χρονικό διάστημα, ώστε στη συνέχεια, να αναπροσαρμόσει αντίστοιχα τη στρατηγική της.

Ο καλύτερος τρόπος για να κάνετε το ERP και τα barcodes να δουλέψουν προς όφελός σας είναι να «εντοπίσετε» τα τμήματα εκείνα στα οποία θα έχουν καλύτερα αποτελέσματα. Από την άλλη πλευρά, είναι θετικό να χρησιμοποιείτε νέες μεθόδους και λύσεις, αλλά δεν πρέπει να ξεχνάτε πως αυτές κοστίζουν, και ο λόγος που εξαρχής εγκαταστήσατε το σύστημα ERP είναι ακριβώς για να μειώσετε τις δαπάνες σας. Αυτό σημαίνει πως θα πρέπει να αυτοματοποιήσετε τις πλέον κρίσιμες διαδικασίες. Αφότου γνωρίζετε ποιες είναι οι ιδιαίτερες απαιτήσεις της επιχείρησής σας, θα μπορείτε και να τις περιγράψετε με σαφήνεια στον πάροχο, ώστε να σας προμηθεύσει με μια customized λύση που θα καλύπτει επακριβώς τις ανάγκες σας.

Αυτό που πάντα πρέπει να έχετε υπόψη σας είναι πως, όσον αφορά το ERP δεν υπάρχει «ένα μέγεθος» για όλους. Οπότε, αυτό που ενδεχομένως «ταιριάζει» σε κάποιον ανταγωνιστή σας, δεν είναι απαραίτητο να καλύπτει και εσάς. Τελικά, το να ενεργείτε βιαστικά δεν είναι προς όφελός σας, μιας και μπορεί να σας οδηγήσει στο να παραγνωρίσετε βασικά σημεία που θα επιβραδύνουν τη δυναμική σας. Σε κάθε περίπτωση, το ERP επιτρέπει στις επιχειρήσεις που θα το χρησιμοποιήσουν σωστά, να αναγνωρίσουν και να περικόψουν περιττές δαπάνες.